WhatsApp ist nach wie vor der beliebteste Messanger-Dienst:
Rund 80 % der Deutschen nutzen den Anbieter regelmäßig. Doch Firmen begehen Verstöße gegen die geltenden Datenschutzgesetze, wenn sie WhatsApp ohne ausdrückliche Einwilligung ihrer Geschäftskontakte nutzen.
Auf einen Blick
- WhatsApp speichert Daten auf US-Servern und gibt sie an Dritte weiter
- Diese Weitergabe ist ein Verstoß gegen die DSGVO
- WhatsApp rechtssicher zu nutzen, ist für Unternehmen fast unmöglich
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Anwendungsfälle von WhatsApp im Unternehmen
Nicht nur im privaten Umfeld ist WhatsApp beliebt. Firmen nutzen den Messanger um:
- Unkompliziert im Team miteinander zu kommunizieren
- Kontakt mit Kund:innen aufzunehmen oder von diesen kontaktiert zu werden
- Standorte oder Dokumente zu teilen
- Marketing
Gerade für Unternehmen, die ihre Services länderübergreifend anbieten, beispielsweise weil sie nahe an einer Grenze lokalisiert sind, ist WhatsApp als kostengünstige Alternative sehr attraktiv.
DSGVO und WhatsApp auf Firmenhandy
Doch die Nutzung von WhatsApp ist ohne ausdrückliche Einwilligung der Geschäftspartner:innen nicht rechtens. Weil WhatsApp Daten auf US-Servern speichert, verstößt sie gegen die EU-DSGVO. Es reicht also aus, eine Telefonnummer in den Kontakten zu speichern und WhatsApp darauf zugreifen zu lassen: Schon liegt ein abmahnfähiger Fall vor.
Keine Daten oder Alle: Die Krux mit WhatsApp
Es ist nahezu unmöglich, WhatsApp sinnvoll als Unternehmen zu nutzen, ohne gegen die DSGVO zu verstoßen. Zwar müssen User dem Dienst nicht erlauben, auf das Adressbuch zuzugreifen. Doch das erweist sich in der Praxis als schwierig.
Nutzer:innen können dann nicht von sich aus eine Nummer kontaktieren, sondern müssen von dieser angeschrieben werden. Was wie ein Kompromiss aussieht, macht WhatsApp fast unnutzbar, wenn beide Parteien den Zugriff aufs Adressbuch verbieten. Dies gilt umso mehr, weil WhatsApp nun kein Namen, sondern nur Nummern angezeigt. Wer mit vielen anderen WhatsApp-Usern kommunizieren will, verliert schnell die Übersicht.
Auf welche personenbezogenen Daten greift WhatsApp zu? Und welche werden weitergegeben?
WhatsApp greift auf die Telefonnummern zu. Der Messengerdienst erstellt eine Kontaktliste, die es ermöglicht, andere anzuschreiben. Die Grundlage dafür ist das Adressbuch auf dem Smartphone. Dabei gleicht der Anbieter die dort enthaltenen Nummern mit einer Nummernliste ab, die auf den WhatsApp-Servern gespeichert ist.
Diese Daten gibt es auch an die Facebook-Unternehmen, Dienstleister und Partnerunternehmen weiter. Die Liste ist nicht begrenzt, sodass das ein WhatsApp nutzendes Unternehmen selbst keine Kontrolle mehr darüber hat, an wen die Daten weiteregegeben werden. Das ist ein Verstoß nach Art. 6 DSGVO.
Maßnahmen, um WhatsApp datenschutzkonform auf dem Diensthandy zu nutzen
Nur dann, wenn sich das Unternehmen die eindeutige Einwilligung der Kontakte vor der Nutzung einholt und mit WhatsApp Inc. einen Vertrag über die Verarbeitung abschließt, wäre es legal, die Daten zu nutzen.
Deutlich einfacher ist es jedoch, als Unternehmen auf den Messanger-Dienst zu verzichten und alternative Programme zu nutzen.
Doch dabei entsteht oft ein Konflikt: Privat wollen viele WhatsApp auf dem Firmenhandy nutzen. Ist das Handy also zur privaten Nutzung freigegeben, sind Datenschutzverstöße nur schwer zu vermeiden. Doch für datenschutzsicheres WhatsApp auf dem Firmenhandy gibt es eine Lösung: Das Mobile Device Management (MDM), wie auch Conbato es anbietet. Hier werden private und berufliche Kontakte getrennt. So können Angestellte WhatsApp privat auf dem Firmenhandy nutzen, ohne dass der Messanger Zugriff auf geschäftliche Kontakte hat.
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Fazit
Die Nutzung von WhatsApp auf dem Firmenhandy ist in Bezug auf den Datenschutz so heikel, dass Unternehmen Alternativen prüfen sollten. Für die private Verwendung des Dienstes auf dem Firmenhandy gibt es datenschutzsichere MDM-Lösungen.
FAQ
Warum kein WhatsApp auf dem Diensthandy?
Wenn WhatsApp auf Firmenkontakte zugreift, die diesem Zugriff nicht ausdrücklich zugestimmt haben, liegt ein Verstoß gegen die DSGVO vor.
Sind dienstliche WhatsApp-Gruppen erlaubt?
Dienstliche WhatsApp-Gruppen kann die Geschäftsleitung erlauben. Es gibt jedoch sichere und funktionalere Alternativen, bei denen Verstöße gegen Datenschutzgesetze nicht so wahrscheinlich sind.
Ist WhatsApp auf dem Firmenhandy grundsätzlich erlaubt?
Ob es erlaubt ist, WhatsApp auf dem Firmenhandy zu nutzen, entscheidet die Geschäftsleitung. Sobald Angestellte den Zugriff auf das Adressbuch erlauben, ist ein Verstoß gegen Datenschutzgesetze jedoch kaum vermeidbar. Eine legale Nutzung des Messanger-Dienstes wäre aber beispielsweise firmenintern möglich, wenn sich die Mitarbeitende ohne Adressbuch mit geschäftlichen Kontakten untereinander vernetzen.
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