Firmenhandy: Private Nutzung ohne Unternehmensrisiken ermöglichen
Das Firmenhandy auch privat nutzen zu können, hat für Angestellte viele Vorteile: Sie müssen nicht ständig zwei Smartphones mit sich führen, haben stets ein aktuelles Modell und verbrauchen weniger Ressourcen. Unternehmen gehen dabei Risiken ein, die sich jedoch kontrollieren lassen.
Auf einen Blick
- Die private Nutzung des Diensthandys ist dann erlaubt, wenn das Unternehmen dies ausdrücklich gestattet.
- Beide Parteien sollten auf Sicherheit und Datenschutz Wert legen.
- Oft bietet sich eine zweifach Nutzung mit getrennten Nutzerprofile an.
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Private Nutzung des Diensthandys: Ist das erlaubt?
Angestellte können nicht grundsätzlich davon ausgehen, dass sie ihr Firmenhandy privat nutzen dürfen. Ob die private Nutzung des Firmenhandys erlaubt ist, hängt vom Unternehmen ab. Vorgesetzte müssen sie ausdrücklich gestatten. Zwar erlauben viele Betriebe die private Nutzung des Diensthandys stillschweigend, allerdings sollten sich sowohl Mitarbeitende als auch Unternehmen rechtlich absichern. Denn es gibt durchaus einige Gefahren und Fallstricke, bei denen klar sein sollte, wer verantwortlich ist.
Wenn Sie Firmenhandys für die private Nutzung freigeben oder nutzen, sollten Sie die Bedingungen dafür schriftlich fixieren. Dazu bietet sich eine sogenannte Diensthandy Vereinbarungsvorlage an.
Was gilt es dabei zu beachten?
01. Datenschutz
Unternehmen, die Firmenhandys zur privaten Nutzung freigeben, müssen Sicherheit und Datenschutz beachten. So sind WhatsApp und andere Anbieter, die Daten außerhalb der EU speichern, ein Risiko für das Unternehmen.
02. Sicherheit
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Sicherheit. Angestellte, die ihr Smartphone auch privat nutzen, müssen hinsichtlich der Gefahren und ihrer Abwehr geschult werden. Dies betrifft beispielsweise die Passwortstärke, Diebstahlschutz und den Umgang mit Malware.
03. Lizensierung
Bei der Lizensierung kann es ebenfalls hakelig werden: Unternehmen lizenzieren Software häufig ausschließlich für die geschäftliche Nutzung. Dann ist eine private Verwendung problematisch.
04. Schutzmechanismen
Eine einfache Lösung für die meisten Herausforderungen der doppelten Nutzung: Apple und Android bieten inzwischen zwei Nutzerprofile auf einem Smartphone. So können Nutzer:innen unkompliziert zwischen geschäftlichen und privaten Anwendungen und Daten hin und her wechseln. Mechanismen wie Mobile Device Management (MDM) ermöglichen sogar, die Daten durch einen Remote Wipe zu entfernen. Der Zugriff aus der Ferne ist besonders nützlich bei Diebstahl oder Handys von Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen.
Diese Vorteile haben Unternehmen und Arbeitnehmer:innen
- Ist ein Firmenhandy für die private Nutzung freigegeben, muss der Angestellte kein eigenes Smartphone mehr erwerben. Zudem muss er nicht ständig zwei Handys mit sich führen. Je nach Großzügigkeit der Geschäftsleitung kann er dauerhaft ein aktuelles Smartphone mit guter Ausstattung mit sich führen.
- Der Vorteil für die private Nutzung des Handys liegt nicht nur bei den Angestellten. Für viele Menschen ist ein teures und prestigeträchtiges Smartphone ein Zeichen der Anerkennung. Es unterstreicht die eigene Wichtigkeit genauso wie die des Unternehmens. Dementsprechend ist ein Diensthandy ein wichtiges Tool im Employer Branding.
- Auch technisch kann ein Firmen-Smartphone Vorteile haben. Betriebe können so sicherstellen, dass die Angestellten technisch in der Lage sind, alle notwendigen Apps zu nutzen. Zugleich haben sie per Remote Swipe jederzeit die Möglichkeit, sensible Daten zu löschen.
Datenschutz hat Konfliktpotential bei der privaten Nutzung von Diensthandys
Viele beliebte Apps stammen aus den USA und werden von dort aus betreiben. Das hat auch Auswirkungen auf Firmenhandys. Denn Firmenkontakte müssen eindeutig zustimmen, dass ihre Daten auf US-Servern gespeichert werden. Sonst darf das Unternehmen WhatsApp, Google Drive und andere Programme mit ihren Daten nicht nutzen.
Vorgesetzte müssen also die Nutzung von vielen Programmen auf dem Diensthandy verbieten, um den Datenschutz nach EU-Recht sicherzustellen. Doch bei der großen Beliebtheit einiger der Apps führt das schnell zur Frustration unter den Mitarbeitern. Sie können ihr Handy nicht wie gewünscht nutzen und entsprechend klein ist der Vorteil des Diensthandys.
Auch hier bietet das MDM eine einfache Lösung, indem es Firmendaten und Apps von privaten Daten und Programmen trennt. User können dann privat tun was sie wollen und sich dennoch bei der beruflichen Verwendung an die Unternehmensrichtlinien halten. Conbato unterstützt Sie gerne dabei, MDM in Ihrem Unternehmen umzusetzen.
FAQs
Ist ein Firmenhandy ein geldwerter Vorteil?
Wenn das Smartphone dem Unternehmen gehört, handelt es sich nicht um einen geldwerten Vorteil. Nur dann, wenn es in den Besitz des Angestellten übergeht, muss es versteuert werden.
Bin ich verpflichtet, mein privates Handy dienstlich zu nutzen?
Nein, im Gegenteil: Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden alle nötigen Mittel zur Verfügung stellen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Kann mein Firmenhandy überwacht werden?
Grundsätzlich ist dies technisch möglich. Und auch gesetzlich ist es der Geschäftsleitung gestattet, Aktivitäten, Nachrichten und SMS des Diensthandys stichprobenartig zu kontrollieren. Eine ständige oder heimliche Überwachung ist allerdings illegal.
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Michael Weise
Geschäftsführer Conbato GmbH
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