IT-Kosten jetzt senken und Unternehmen zukunftsfähig aufstellen

IT ist überlebenswichtig für ein modernes Unternehmen. Doch nicht immer hat die IT-Abteilung Ahnung von Finanzen oder die Finanz-Abteilung Ahnung von IT. Dadurch verbrauchen viele IT-Abteilungen mehr Budget als notwendig. Unsere Tipps helfen, IT-Kosten zu senken.

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Auf einen Blick

  • IT-Kosten sind häufig unnötig hoch
  • Regelmäßiges Prüfen der Ausgaben ist sinnvoll
  • CIOs können oft Sparpotenzial nutzen, das keine Einschränkungen bedeutet

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Aufgeklärt:

Darum sollten Sie Ihre IT-Kosten senken

IT-Kosten sind ein erheblicher Kostenpunkt in den meisten Unternehmen. Derzeit machen sie durchschnittlich rund 8 Prozent der Betriebsausgaben aus. Zugleich stellt nicht jede Investition einen Mehrwert dar und oft laufen Verträge weiter, obwohl es längst günstigere Alternativen gibt.

Doch Unternehmen prüfen ihre IT-Ausgaben zu selten. Dadurch gilt die IT-Abteilung als einer der Bereiche, in denen das Budget relativ häufig nicht effizient verwendet wird. Deswegen lohnt es sich, regelmäßig zu prüfen, ob die IT-Kosten reduziert werden können.

8 Tipps für die Kostensenkung im IT-Bereich

1

Bestehende Prozesse analysieren

Nicht jedes Programm ist unverzichtbar, nicht jeder Teil des Budgets wird effizient genutzt. IT-Kosten zu reduzieren, muss nicht immer mit großen Einschränkungen für Mitarbeitende einhergehen. Um negative Auswirkungen zu vermeiden oder zumindest so gering wie möglich zu halten, ist eine umfangreiche Analyse der Prozesse notwendig und sollte regelmäßig erneuert werden.
2

Maßnahmen sofort umsetzen

Wer nicht direkt ins Handeln kommt, handelt wahrscheinlich niemals. Wer IT-Kosten sparen möchte, sollte die Maßnahmen deswegen direkt umsetzen oder sich zumindest einen eindeutigen Zeitplan erstellen.
3

Budgets klar verteilen

Viele Unternehmen erfassen ihre IT-Kosten inzwischen zentral. Das hat den Nachteil, dass nicht immer eindeutig ist, wie kostenintensiv eine bestimmte Fachabteilung ist. Die Kosten zusätzlich auch nach Fachbereichen zu erheben, hat den Vorteil, dass Budgets eindeutiger verteilt werden können und Kosteneinsparungen auch intern verwirklicht werden.
4

In die Cloud

Cloudlösungen sind nicht immer eine deutlich günstigere Alternative. Doch die externe Infrastruktur entlastet die IT-Abteilung erheblich. Das gilt auch für die technische Ausstattung, die durch Cloud-Lösungen deutlich flexibler wird. Vor allem beim Outsourcing ins Ausland ergibt sich jedoch auch erhebliches Sparpotenzial.
5

Software checken (lassen)

Es ist kein Zufall, dass es externe Dienstleister gibt, die darauf spezialisiert sind, die Software von Unternehmen darauf zu prüfen, ob sie ersetzt oder sogar gestrichen werden kann. Denn es ist für jeden IT-Verantwortlichen schwierig, zusätzlich zur Infrastruktur und Wartung jeden abgeschlossenen Vertrag mit Softwareanbietern und die Verwendung der Lizenzen zu überblicken.

So sammeln sich schnell ungenutzt Software, unnötige Upgrades oder zu viele Zugänge an. Wer die Unternehmens-Software prüfen lässt, deckt Einsparungspotenzial auf, das niemanden verärgert: Kostensenkungen von um die zehn Prozent sind durchaus üblich. Lizenzexperten unterstützen zudem dabei, dass günstigere Verträge mit Softwareanbietern ausgehandelt werden können.

6

IT vereinheitlichen

Die Vereinheitlichung von IT ermöglicht eine erhebliche Kostenreduzierung im Unternehmen. Es lohnt sich, Mitarbeitende nur noch aus drei Modellen im Rahmen von CYOD wählen zu lassen oder nur ein einziges Betriebssystem zu etablieren. Neben Wartung und Problemlösung profitiert davon auch der Austausch der Mitarbeitenden untereinander.
7

Verträge neu aushandeln

Betriebskosten senken kann ein Unternehmen auch, indem es laufende Wartungs- und Supportverträge auf Einsparpotenzial prüft und nachverhandelt. Es handelt sich hierbei um einen so bedeutenden Kostenpunkt, dass schon wenig Nachlass eine spürbare Ersparnis bedeutet.
8

Langfristig denken

Eine Budgetkürzung hier, ein lukratives Einstiegsangebot da: Es nutzt wenig, die IT-Kosten kurzfristig zu senken, wenn die Kosten langfristig umso teurer werden. Wenn nicht nur eine kurze Periode überbrückt werden muss, sollte die Kürzung immer nachhaltig sein und nicht nur kurzfristige Effekte im Blick haben.

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Fazit

Oft gibt es in vielen Unternehmen erhebliches Einsparpotenzial. Ist die IT-Abteilung aufgrund des Fachkräftemangels ohnehin überlastet, lohnt es sich externe Dienstleister zu beauftragen, die Software prüfen, Alternativen aufzeigen oder Verträge nachverhandeln.

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FAQ

Wie hoch sind die IT-Kosten in Unternehmen?

Die IT-Kosten sind stark branchenabhängig. Als Benchmark gilt derzeit rund 4 Prozent des Umsatzes. Banken, IT-Unternehmen Versicherungen geben weit mehr aus, Verkauf und Handwerk deutlich weniger.

Was ist der größte Hebel, um IT-Kosten zu senken?

Meist führen das Prüfen von Lizenzen und Software sowie die Nachverhandlung von Wartungsverträgen zu großen Einsparungen.

Wann lohnt sich ein Wechsel in die Cloud?

Wann sich ein Wechsel lohnt, hängt auch davon ab, was genau umziehen soll. Ein Wechsel in ein Rechenzentrum ist oft nicht unbedingt günstiger, ermöglicht jedoch bei ähnlichen Kosten auf zusätzliche fachliche Expertise zuzugreifen. Bei Software rentieren sich Einmalzahlungen oft erst nach zwei Jahren. Wer die Produktivität mit aktuellen Programmen sichern möchte, profitiert meist vom Abo-Modell in der Cloud.

Geschäftsführer Michael Weise

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